encuesta universidad de nariño

criterio de gestion documental

ejemplos en diferentes organizaciones

actas:

Un acta es un documento cuyo propósito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunión y de los acuerdos alcanzados. La redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión y la firma su presidente.

ESTRUCTURA DEL ACTA

Las actas pueden presentar formas variadas, pero hay unos elementos fijos, así como unas fórmulas muy usuales. Los elementos que aparecen en las actas son los siguientes:

• Un título extenso en el que se precisa la reunión de que se trata y la fecha.

• Una introducción, en la que se hace constar los datos de la reunión. Ejemplo:

En Azua, a las 8 de la noche del día 14 de octubre de 1994, se reúnen los señores propietarios que a continuación se detallan...

• El orden del día, que es un breve guión del contenido de la reunión. Ejemplo:

lero. Lectura y aprobación del acta de la junta anterior. 2do. Informe de la Junta directiva.

• El desarrollo del orden del día, en el que se expone lo tratado en cada uno de los apartados del orden del día, con mención de las personas que participan en cada caso.

Pueden incluirse las disposiciones, reglamentos que hay que aprobar, acuerdos, pactos, etc. El cierre expresa la conclusión con la hora, fecha y el lugar, así como la firma del presidente y las demás personas asistentes que deban firmar dicha acta. Sin más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las 8 de la noche, del 15 de abril en la ciudad de Barahona... Algunas actas concluyen con otra fórmula. Por ejemplo: Siendo las 8 de la noche, del día 15 de abril de 1995, en la ciudad de Barahona, se procedió a cerrar la sesión ordinaria...

póliza:

El contrato de seguro es el acuerdo por el cual una de las partes, el asegurador, se obliga a resarcir de un daño o a pagar una suma de dinero a la otra parte, tomador, al verificarse la eventualidad prevista en el contrato, a cambio del pago de un precio, denominado prima, por el tomador. El contrato de seguro puede tener por objeto toda clase de riesgos si existe interés asegurable, salvo prohibición expresa de la ley.

El contratante o tomador del seguro, que puede coincidir o no con el asegurado, por su parte, se obliga a efectuar el pago de esa prima, a cambio de la cobertura otorgada por el asegurador, la cual le evita afrontar un perjuicio económico mayor, en caso de que el siniestro se produzca.

El contrato de seguro es consensual; los derechos y obligaciones recíprocos de asegurador y tomador, empiezan desde que se ha celebrado la convención, aún antes de emitirse la «póliza» o documento que refleja datos y condiciones del contrato de seguro.

memorando:

En la correspondencia el memorándum es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre común de este escrito es memorándum, pero se acepta el término memorando. En plural el término es memorándums, memoranda o memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.

        La mayoría de las oficinas oficiales, ordenan la impresión de su formato en tamaño media carta. En él aparecen el membrete y la palabra MEMORANDUM ubicada en la parte central superior del papel. Su redacción es sencilla y breve, sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso, la fecha esa puede escribir abreviada; no lleva vocativo, se usa la despedida “Atentamente”, es interno. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo, anotación de compromisos, recordatorios de las actividades a realizarse durante el día, etc.

        Los elementos de memorándum son los siguientes:

Membrete
La palabra memorándum centrada

Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto
Fecha
Dirección
Texto
Despedida
Antefirma
Firma
Referencias finales.

Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorándum consigna casos de poca trascendencia. El asunto, por ejemplo, puede excluirse en exposiciones muy cortas; la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los trámites; la dirección se reduce en muchos casos al nombre del destinatario, etc.

Recordamos que la utilización del memorándum es interna, es decir, sólo dentro de la empresa

circular:
Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

Los temas a tratar en una circular puede ser generalmente lo siguiente:

• Movimiento interno de los jefes de la institución
• Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.
• Ascensos del personal que elabora en la empresa.

3. FUNCIÓN. Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general paa todos sus destinatarios.
Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:

• Cambios de horario.
• Rotación de jefes.
• Nombramiento de comisión reorganizadora.
• Ascensos del personal.
• Aplicación de encuesta.
• Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

4.  USOS. Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas  del mismo rango).

Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.

Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias  fotostáticas.

5. PARTES:

a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.

CIRCULAR Nº 050-...../GG.

b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.

c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas.

Señores
Jefes de Departamentos
Presente

A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.

e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.

ASUNTO: Cambio de horario.

f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.
El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semi bloque.

g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.
Atentamente, cordialmente.

h) Firma y cargo. La firma es la rubrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.
Guillermo Aviles
GERENTE DE VENTAS

i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

acuerdo o contrato:

Un contrato es un acuerdo de voluntades que crea o transmite derechos y obligaciones a las partes que lo suscriben. El contrato es un tipo de acto jurídico en el que intervienen dos o más personas y está destinado a crear derechos y generar obligaciones. Se rige por el principio de autonomía de la voluntad, según el cual, puede contratarse sobre cualquier materia no prohibida. Los contratos se perfeccionan por el mero consentimiento y las obligaciones que nacen del contrato tienen fuerza de ley entre las partes contratantes.

¿Quién puede firmar el contrato?

Es elemento esencial para la validez del contrato que las partes tengan capacidad legal para contratar y que cumplan con la actitud jurídica para ejercer derechos y contraer obligaciones. Pueden ser partes del contrato:

1. Los mayores de edad (18 años).
2. Los menores de 18 años legalmente emancipados.
3. Mayores de 16 y menores de 18 si tienen autorización de los padres o de quien los tenga a su cargo (si viven de forma independiente, con el consentimiento expreso o tácito de sus padres o tutores).

No pueden firmar un contrato los menores no emancipados ni los incapacitados.

Clasificación de contratos

1. Unilaterales y bilaterales
2. Onerosos y gratuitos
3. Conmutativos y aleatorios
4. Principales y accesorios
5. Instantáneos y de tracto sucesivo
6. Consensuales y formales o solemnes
7. Públicos y privados
8. Nominados o típicos e innominados o atípicos

Contratos más comunes

1. Acuerdo prenupcial.- También conocido como capitulación de bienes. Es formalizado por la pareja antes del enlace donde se distribuyen los bienes en caso de divorcio o separación.
2. Anticresis.- El acreedor adquiere el derecho a percibir los frutos de un inmueble que tenga su deudor con la obligación de aplicarlos al pago de los intereses si se debieran y después al del capital de su crédito.
3. Arras.- Las partes pactan la reserva de la compraventa de bienes mubles o inmuebles entregándose como prueba una cantidad de dinero en concepto de señal de garantía.
4. Arrendamiento.- El arrendador se obliga a la entrega de un bien mueble o inmueble para que su contraparte, el arrendatario, la tenga a nombre y en lugar del dueño, y use y goce de ella, pagando al arrendador un precio de forma periódica.
5. Comodato.- Una parte entrega a la otra gratuitamente una especie, mueble o raíz, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después de terminado el uso.
6. Compraventa.- Una de las partes (el vendedor) se obliga a entregar una cosa determinada y la otra parte (el comprador) paga por ella un precio cierto en dinero o signo que lo represente.
7. Depósito.- Una de las partes (el depositante) cede la posesión de una cosa o varias de su propiedad a otro (el depositario) para que se encargue de guardarla y restituirla cuando se la reclame. Se puede pactar un precio por la guarda y custodia de la cosa depositada.
8. Donación.- Una de las partes (el donante) transfiere gratuitamente total o parcialmente sus bienes hacia la otra parte (el donatario).
9. Edición.- El titular de la Propiedad Intelectual de una obra cede al editor el derecho a reproducir su obra y a distribuirla.